用工合规指南：从入职到离职的全流程合规

"员工入职没签劳动合同，现在要告我双倍工资。"

"员工违规违纪，我想直接开除，行不行？"

"员工不辞而别，我能扣他工资吗？"

用工合规是企业经营中最重要、也最容易出问题的一环。今天说说用工合规的那些事。

入职环节的合规要点

1. 及时签订劳动合同

法律要求：

建立劳动关系，应当订立书面劳动合同。已建立劳动关系，未同时订立书面劳动合同的，应当自用工之日起一个月内订立书面劳动合同。

逾期后果：

用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同：每月支付二倍工资
用工之日起满一年不与劳动者订立书面劳动合同：视为订立无固定期限劳动合同

操作建议：

入职当天或最迟入职一周内签订劳动合同
合同到期前一个月启动续签流程
建立合同台账，跟踪合同到期时间
员工不配合签订时，保留催促签订的证据

2. 试用期合规

法律要求：

劳动合同期限三个月以上不满一年的，试用期不得超过一个月
一年以上不满三年的，试用期不得超过二个月
三年以上固定期限和无固定期限的，试用期不得超过六个月
同一用人单位与同一劳动者只能约定一次试用期

注意：

试用期包含在劳动合同期限内
试用期工资不得低于合同约定工资的80%或当地最低工资标准
试用期也要缴纳社保

3. 入职体检

是否必须？

除特殊岗位外，法律没有强制要求入职体检。但建议：

特殊岗位（如食品、餐饮）必须体检
了解员工健康状况，合理安排工作
避免招用到职业病病人，防范风险

4. 背景调查

可以调查：

学历、工作经历核实（需员工授权）
犯罪记录查询（需员工授权）
职业背景调查

注意边界：

不能歧视（如性别、婚育状况）
不能侵犯隐私
背景调查要有员工授权

用工管理环节的合规要点

1. 规章制度要合法

民主程序：

规章制度的制定和修改，需要经过民主程序：

讨论：与工会或职工代表讨论
协商：与工会或职工代表协商确定
公示：向员工公示告知

内容合法：

规章制度内容不能违反法律强制性规定。比如规定"员工旷工一天扣三天工资"——违法。

公示告知：

要让员工知道规章制度，可以：

员工手册签收
培训记录
考试记录
邮件通知

2. 考勤管理

方式选择：

打卡机
门禁系统
移动考勤
纸质记录

加班管理：

加班需要审批
加班费要按规定支付
加班时间有限制（每月不超过36小时）

3. 社保缴纳

强制性：

社会保险是国家强制保险，用人单位必须为员工缴纳。

五险：

养老、医疗、工伤、失业、生育

不缴社保的风险：

员工可以解除合同并要求经济补偿
员工发生工伤，企业自行承担
补缴社保并缴纳滞纳金
行政处罚

解除/终止环节的合规要点

1. 协商解除

特点：

双方协商一致，可以解除劳动合同。

要点：

签订书面协议
明确补偿金额
明确双方权利义务（不得有遗留争议）
一次性了结

2. 员工单方解除

员工可以随时解除：

用人单位未按约定提供劳动保护或劳动条件
未及时足额支付劳动报酬
未依法为劳动者缴纳社会保险费
规章制度违法损害劳动者权益
劳动合同无效（欺诈、胁迫、乘人之危）

员工提前通知解除：

提前30天书面通知（试用期内提前3天）
不需要用人单位同意

3. 用人单位单方解除

过失性解除（无需支付补偿）：

试用期内不符合录用条件
严重违反规章制度
严重失职、营私舞弊造成重大损害
同时与其他用人单位建立劳动关系影响本职工作
欺诈、胁迫或乘人之危订立劳动合同
被依法追究刑事责任

非过失性解除（需要支付补偿）：

员工患病或非因工负伤，医疗期满不能从事原工作也不能从事新工作
员工不能胜任工作，经过培训或调岗仍不能胜任
客观情况发生重大变化

经济性裁员（需要支付补偿）：

依照企业破产法规定进行重整
生产经营发生严重困难
转产、重大技术革新或经营方式调整
其他客观经济情况发生重大变化

4. 劳动合同终止

合同到期：

合同到期不续签，需要支付经济补偿
如果员工不同意续签或降低条件导致不续签，也要支付补偿
如果员工符合签订无固定期限劳动合同条件，单位不同意续签，违法！

法定终止情形：

劳动者开始享受基本养老保险待遇
劳动者死亡或被宣告死亡/失踪
用人单位被依法宣告破产
用人单位被吊销营业执照、责令关闭、撤销或提前解散

经济补偿/赔偿计算

经济补偿（N）

计算方式：

按员工在本单位工作年限，每满一年支付一个月工资。六个月以上不满一年的，按一年计算；不满六个月的，支付半个月工资。

月工资：

劳动合同解除或终止前十二个月的平均工资。

代通知金（N+1）

如果单位没有提前30天通知，需要额外支付一个月工资。

违法解除赔偿金（2N）

如果单位违法解除，员工可以要求继续履行合同，或者要求支付2倍经济补偿的赔偿金。

离职管理的合规要点

1. 离职手续

书面通知（员工主动离职也需要书面通知）
工作交接
归还公司财物
办理社保减员
开具离职证明
结清工资

2. 竞业限制

适用对象：

高级管理人员
高级技术人员
其他负有保密义务的人员

内容：

期限：不超过2年
补偿：离职后按月支付，不得低于当地最低工资标准
范围：不得过度限制员工就业

违反后果：

员工违反竞业限制，需要支付违约金
返还已经支付的竞业限制补偿金

3. 保密义务

适用范围：

所有接触商业秘密的员工。

内容：

离职后不得泄露原公司商业秘密
竞业限制协议中的保密条款

常见问题

问题一：员工不辞而别怎么办？

书面通知员工限期返岗
通知工会
超过规定期限后，按规章制度处理
办理社保减员

问题二：员工申请仲裁过了时效怎么办？

劳动争议申请仲裁的时效为一年，从当事人知道或应当知道其权利被侵害之日起计算。但劳动关系存续期间的劳动争议，不受一年限制。

问题三：员工伪造学历入职，合同有效吗？

欺诈导致的劳动合同无效。但单位需要证明：学历是录用条件、员工故意欺诈、录用时明确告知学历要求。

用工合规清单

入职阶段：

[ ] 一个月内签订劳动合同
[ ] 试用期约定合法
[ ] 缴纳社保
[ ] 录入指纹/考勤系统
[ ] 发放员工手册并签收
[ ] 岗前培训

在职阶段：

[ ] 规章制度经民主程序
[ ] 规章制度向员工公示
[ ] 加班经审批
[ ] 按时发工资
[ ] 按时缴社保
[ ] 定期检查劳动合同到期情况

离职阶段：

[ ] 书面解除/终止
[ ] 办理工作交接
[ ] 归还公司财物
[ ] 结清工资
[ ] 办理社保转移
[ ] 开具离职证明

写在最后

用工合规是企业最基本的法律义务。

几点忠告：

签合同、交社保是最基本的要求
规章制度要合法、要公示
解除劳动合同要有充分依据
该给的钱要给到位
保留好证据，关键时刻用得上

希望这篇指南能帮你做好用工合规。